2020/05/06 2020/05/07

秘書検定とはどんな試験?就職対策としても人気の秘書検定。日程や難易度をご紹介!

秘書検定は、「名前は聞いた事があるけど、どんな試験か分からない。」「秘書志望でない人も受けた方がいいの?」という人も多いですね。

秘書検定は、社会生活を送る上で必要な一般常識やビジネスマナー、敬語などを身につける事ができる資格です。これから社会に出る方、新人社会人の方には、とても役立つ資格です。

この記事では、秘書検定という資格は、どんな資格なのか、日程や難易度、勉強方法について紹介します。

秘書検定とは?日程や難易度は?

秘書検定の概要

公益財団法人実務技能検定協会が実施する試験です。履歴書に記載する際の正式名称は、「文部科学省後援 秘書技能検定試験」。英文で表記する名称は、The Test for Technical Ability of Secretaryです。

秘書検定は、秘書としての能力や資質が求められるだけでなく、一般常識やビジネスマナー、敬語などが出題されます。これから社会に出る人や社会で働く多くの人に役立つ試験です。

秘書検定は、1級、準1級、2級、3級の4種類。受験資格の制限はなく、どなたでも受験が可能です。試験日は、1級と準1級が6月、11月の年2回実施、2級と3級は、2月の試験が加わり、年3回実施されます。試験概要は以下の表の通りです。

1級準1級2級3級
試験日6月、11月の年2回6月、11月、2月の年3回
試験方法筆記試験+二次試験(面接試験)筆記試験のみ
出題形式全て記述問題選択問題(マークシート方式)+記述問題
合格ライン理論分野(得点率60%以上)+実技分野(得点率60%以上)=合格
合格率

(第119回実施)

25.3%44.1%48.9%52.5%
受験料6,500円5,300円4,100円2,800円
併願1級と準1級の併願は不可。準1級と2級、2級と3級の併願は可能。

秘書検定3級は基本的な職場常識

秘書検定3級は、基本的な職場常識を問われます。上司との対応や敬語、電話応対、冠婚葬祭を含めたマナー・接遇などです。上司や周囲に気を配り、相手に「感じが良い」と思ってもらうための基本的な姿勢と知識を学びます。

すでに社会人経験が数年あり、会社でビジネスマナーや敬語などをしっかりと身につけている人にとっては当たり前に思える内容が多くあります。その一方で、ビジネスマナーや敬語などを学ぶ機会が少なかった人が改めて学ぶ機会になる資格です。

高校生や専修・各種学校生(専門学校生)などが社会に出る前に、社会常識を身につけるために受験する場合も多いです。

秘書検定2級は、3級の発展問題

秘書検定3級で問われた知識を知っていることを前提の上で、より複雑な場面設定での判断が問われます。3級で求められた「感じの良さ」に加えて、仕事の効率の良い進め方や優先順の判断など、正しい状況判断ができるかどうかが問われます。

秘書検定2級の受験者は大学生が多いです。社会に出たことがない人やビジネスマナーなどに詳しくない人は、新しく知る知識も多く、事前の入念な勉強が合格のカギとなります。

秘書検定2級と3級は同じ日に実施されて併願ができます。一般常識やビジネスマナーに自信がない方は、3級から勉強を始めて、3級と2級を併願で受験されることをおすすめします。

秘書検定準1級は中堅の秘書を想定

秘書検定準1級は、上司への相談や後輩の助言など、状況に応じた対応力や判断力が問われます。より複雑な状況で正しい判断をするために、正しい背景知識を学ぶ必要があります。

試験内容は、中堅の秘書像に必要な知識レベルとされています。しかし、秘書に限らず、社会人として働く上で必要不可欠な内容が多く含まれています。受験者の属性は、大学生と社会人がほぼ同数です。

準1級と1級は、筆記試験の他に二次試験(面接試験)があります。面接試験については、後ほど、説明します。

秘書検定1級は先を読んで仕事をする術

秘書検定1級は、上司や周囲の仕事を十分に理解した上で、先を読んで判断して仕事を進める知識・技能が問われます。

受験者は、現役秘書の方のスキルアップに加え、経営層や上席者、他社と接点が多い方が、より良い仕事の進め方を学ぶために受験しています。

また、伝統的な業界にお勤めの方、昔からの慣習を大切にする社風の会社にお勤めの方は、準1級以上の級にチャレンジすることをおすすめします。昔からの慣習を大切にする業界や会社では、ビジネスマナーや一般常識を身につけている事が評価につながりやすいからです。

秘書検定の面接試験はどんな試験?

秘書検定の1級と準1級では、筆記試験に加えて二次試験(面接試験)が実施されます。

秘書検定準1級の面接試験の内容

秘書検定準1級の面接試験の課題は「あいさつ」「報告」「状況対応」の3つです。形式は、ロールプレイング形式で行われます。試験は3人1組で行われ、1組あたりの所要時間は、10分間です。

「報告」では、事前に渡された課題の内容2分間で覚えます。「報告」と書かれた場所に座る審査員に対して、自分が秘書で上司に報告する言葉遣いで報告します。

「状況対応」では、審査員が出したパネルに書かれた文章を適切な言葉に直して話します。審査員を来客と見立てて話します。課題は2問出題されます。

秘書検定1級の面接試験の内容

秘書検定1級の面接試験の課題は、「報告」「応対」の2つです。形式はロールプレイング形式です。試験は2人1組で行われます。1組あたりの所要時間は11分間です。

面接室に入る前に課題を渡され、5分間で内容を覚えます。覚えるためにメモを取ることはできますが、面接室では、メモをみることができません。2人同時に面接室に入りますが、試験問題は人それぞれ異なります。

「報告」では、課題文に書かれた内容を、自分が秘書役として上司に報告する言葉遣いで、審査員に報告します。例としては、話題の時事問題や社内の問題が課題文に書かれており、その内容を上司に口頭で報告する際の内容や言葉遣いが審査されます。

「応対」では、自分が秘書役、審査員が来客として、課題に書かれた状況に応じて応対します。過去の出題例としては、自分の上司が不在中に突然来客があり、その来客の応対が審査されました。

事前の面接練習が合格の秘訣

緊張感の漂う中でも落ち着いて課題を遂行できるか、平常心で面接に望むことができるかが合格の鍵です。事前に学校の先生や会社の先輩などに審査員の役をお願いして、面接練習を重ねることが合格の秘訣です。

秘書検定1級、準1級面接試験の審査ポイント

審査ポイント評価の詳細
体勢体全体の姿勢。立ち方、座り方など相手への好印象を与えるかどうか
動作会釈、お辞儀など動作が適切で、テキパキとしているかどうか
明るさ表情が暗くないか。適切な笑顔、相手への親近感を与えることができるか
言葉遣い話し方に張りがある。声量が適切で、間が空き過ぎることがないか
身なりビジネスに適した服装や髪型であるか

上記のポイントが上級の秘書としてのレベルにあるかどうかが合格の基準です。

秘書検定は就職に役に立つ?

秘書検定は社会で働く多くの人に役立つ資格

「就職に役立つと聞きました。秘書検定を受けた方が良いですか」という質問を聞きます。

秘書検定は、資格を所持していること自体が評価される資格ではありません。就職活動や社会に出た際に、秘書検定で身につけたビジネスマナーや一般常識が役に立ち、上司や周囲から信頼を得て、仕事をうまく進めることができることが資格取得のメリットです。

秘書検定の試験問題は、実際の仕事を想定した場面設定の形式で問われるため、社会で働く上で実践的な資格と言えます。

社会に出る前の準備に活用

現役秘書の方で秘書検定を受験した人の割合は1.7%。多くは、高校生、専修・各種学校生(専門学校生)、大学生など、社会に出る前に受験されている方が、75%以上です。社会に出る前に必要な知識を身につける資格として、広く活用されています。

加えて、準1級と1級は面接試験があるため、就職活動の面接練習のために秘書検定を受ける人もいます。いきなり本番の会社の面接を受けるよりも、事前に面接試験の経験があると心強いですね。

履歴書に記載は秘書検定2級以上

履歴書に記載するには、秘書検定2級以上の資格取得がおすすめです。秘書検定3級は、基本的な職場常識が問われるため、取得をアピールする必要性が少ないと考えられます。

けれども、秘書検定3級を受ける必要がないのではなく、ビジネスマナーや一般常識の基本から学びたい方は、3級からの受験、または2級と3級の併願をおすすめします。

おすすめのテキストは?過去問は?

秘書検定試験の対策は過去問題から

まずは受験をしようと思う級の過去問題を解いてみましょう。秘書検定の出題分野は、ビジネスマナーや一般常識の中から、幅広く出題されます。

過去問題を解いてみると、「敬語が全くできない」「冠婚葬祭の一般常識が足りない」「接遇のマナーを知らない」など、自分の弱みや不足している知識が見えてきます。自分の苦手分野を集中的に補うことで、安定した得点が可能になります。

秘書検定公式問題集 https://www.waseda.gr.jp/publication/secretary/index.html

60%ではなく100%を目指す

秘書検定は、合格ラインの60%を目指して合格さえすればいいという姿勢での勉強はおすすめしません。なぜなら、秘書検定は合格が目的ではなく、学んだ知識を身につけ、社会で働く際に役に立てるための資格です。

せっかく勉強するのであれば、妥協せずに100%を目指しましょう。秘書検定への努力は、社会人生活の基礎体力として、あなたを支えてくれるでしょう。

独学でも大丈夫と甘くみるのは危険!

「3級は独学でも合格できます!」という声を聞きます。この声を信じて、試験を甘くみてしまい、準備不足で不合格になる人もいます。

合格率をみてみると、2級と3級のどちらも50%前後です。3級だからといって、2級よりも合格率が極端に高いわけではありません。しっかりと事前の学習をしなければ、3級でも意外と合格が難しい試験です。更に2級は3級の内容を発展させたものです。特に、社会経験がない学生は、初めて知る知識も多いので、試験勉強に力を入れましょう。

秘書検定はビジネスマナーや一般常識、敬語など、幅広い分野から出題されます。そのため、予想以上に得点が取れる人がいる一方で、できると思っていたけど、意外にできていないという人も多いです。過去問題とテキストを使って、入念な準備をしましょう。

通信講座でコツコツと

「秘書になりたい」「秘書検定準1級に確実に合格したい」という方は、通信教育で体系的に着実に勉強することをおすすめします。

■生涯学習のユーキャン 秘書検定講座(準1級、2級、3級)

https://www.u-can.co.jp/course/data/in_html/1305/

準1級まで勉強したい方向け

■ヒューマンアカデミー たのまな 秘書検定(2級、3級)+ビジネスマナー講座

https://www.tanomana.com/product/qualification/1162T076.html?code=100746

2級までを安く学びたい方向け

「何か資格の勉強をしたいけど、何がいいかわからない」という方も勉強を始めやすく、実社会で役に立つ知識を得ることができます。

まとめ:秘書検定は、学んだことが今後の社会人生活で活かせる実践的な資格です。

秘書検定の勉強を通じて、一般常識やビジネスマナーを学び、立派な社会人として働くための基礎体力を身につけましょう。秘書になりたい人はもちろん、秘書志望以外の人にとっても、学びが多く、実用的で仕事に活かせる資格と言えます。

あなたの将来に有益な知識が身に付く秘書検定。さあ今、勉強を始めましょう!

執筆者
NEXIL編集部
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